Over 150 restauranter i ett felles datasystem
Hvordan kan restauranteieren på Sabrura se hvor mye sushi som til enhver tid selges fra de andre restaurantene i kjeden? Og hvordan kan man enkelt distribuere salg- og regnskapsrapporter til over 150 restauranter, kjeder og konsernledelse? Gjennom samarbeidet med Fraktal har Bitastad, det råeste veksthuset for serveringskonsepter, samlet all data på ett sted og gjort alle tall mer tilgjengelig for hele organisasjonen.
Året er 2019. Det Trondheim-baserte veksthuset Bitastad, eier av en rekke kjente restaurantkjeder, er i stor vekst. Selskapet har ambisiøse vekstplaner, og restaurantene popper opp over hele landet. Familier nyter lunsj og kaker laget fra bunnen hos Jordbærpikene, vennegjenger møtes for sushibuffet hos Sabrura, ungdommer grabber med en sub fra Big Bite på bussen og nye, spennende burgerkonsepter som Kompis og SOT bar & burger får nye tilhengere.
Samle data i ett datavarehus
Med over 150 restauranter, og mange flere på vei, bestemmer ledelsen i Bitastad seg for å iverksette en omfattende digitaliseringsprosess. For å danne en plattform for videre vekst vil de blant annet samle all regnskaps-, salgs-, vare- og timeregistreringsdata fra alle kjedene på ett sted – og få på plass effektive rapporteringssystemer for å komme tettere på tallene. Valget faller på Fraktal.
– Når vi kjøper ulike restaurantkjeder blir rapporteringsdelen fort litt komplisert. Kjedene har ulike systemer, og systemene snakker ikke sammen. Det gjorde at vi tidligere la ned mye manuelt arbeid i excellister. Det var en svært manuell jobb, forteller Marius Røstum, konserncontroller i Bitastad.
– Vi visste hvilke behov vi hadde, og hva vi ønsket å skape med innsikten, men manglet kompetansen til å løse det internt. Derfor fant vi en god partner som kunne hjelpe oss. Fraktal har lang erfaring med denne bransjen og har jobbet med kjeder tidligere. Det er dette de er gode på. De har spisskompetanse, er tilgjengelige og gir gode råd underveis, sier Røstum videre.
Rikholdige rapporteringsmuligheter
Under ledelse av løsningsarkitekt Tor Martin Antonsen i Fraktal var Bitastad i gode hender. Gjennom prosessen har 7 ansatte i Fraktal vært involvert i prosjektet med å samle data, bygge systemer, programmere og integrere all data i Microsofts skyplattform Azure. Etter at datavarehuset var på plass, ble Power BI valgt for å gi maksimal utnyttelse av rapporteringsmulighetene, slik at ansatte selv kunne ta i bruk tilgjengelig data og lage egne rapporter.
– Leveransen innebærer en pakke med måltall og rapporteringssystem. Data fra flere datakilder er nå samlet i ett datavarehus, samtidig som de har fått et nytt salgs- og finanssystem med rikholdige rapporteringsmuligheter. Både databasen og rapporteringssystemene er rene skytjenester utviklet av våre egne folk, som er sertifisert i Azure, sier Antonsen i Fraktal.
Det beste er tilgjengeligheten!
Gjennom Power BI og ferske salgstall, kan brukerne av løsningen nå se oppdaterte tall gjennom dagen. Restauranteierne kan følge med på hvordan formiddagen starter, hvordan ettermiddagen utvikler seg, sammenligne lørdag med forrige uke og til og med sammenligne tallene med kjeden i resten av landet. Tilgjengeliggjøring av data og ferske tall har skapt en ny hverdag for både konsernledelse, kontrollere, regionledere og restauranteiere
Marius Røstum og David Aune er to av dem som har arbeidet mye med rapportbygging i Bitastad det siste halvannet året.
-Tall er ingenting uten at de kan visualiseres på en måte som gjør at vi kan skape atferd. For at vi skal kunne fortsette å utvikle oss er vi avhengig av innsikt i alle ledd og å kunne kommunisere den innsikten på en god måte til alle nivå. For å få denne innsikten må vi ha lett tilgengelige og godt strukturerte data, som Fraktal har hjulpet oss med, og være supergode til å visualisere tallene på en måte som gir innsikt i alle ledd. Her har vi tatt store steg det siste året!
Selv er Røstum svært fornøyd med samarbeidet og leveransen fra Fraktal. Datavarehus og Power BI er nå oppe og går, og Fraktal har ansvaret for drift og vedlikehold videre.
Tall er ingenting uten at de kan visualiseres på en måte som gjør at vi kan skape atferd.
– Det har vært en utrolig spennende og lærerik prosess, og Fraktals ekspertise var uvurderlig. Vi fikk også opplæring i verktøyene og lærte hvordan vi tar ut rapportene, slik at vi nå har denne kompetansen internt. For meg er data og tall en lidenskap. Jeg elsker å bruke disse systemene for å lage gode rapporter. Jeg er skikkelig nerd, ler Røstum, som sjelden går forbi en restaurantkjede uten å klikke inn på mobilen og sjekke salgstallene.
– Ja, er det lørdag og regn, så vet jeg at det blir en god dag på kjøpesenteret. Hvis jeg går forbi en av restaurantene, må jeg alltid sjekke salgstallene på telefonen etterpå.
