Å lykkes med Power BI

Power BI er et rapporteringsverktøy som gir en god mulighet til å innføre datadrevet kultur i bedriften, men det åpnes også for stor frihet og få rammer. Utfordringen er å lykkes med et selvbetjent BI-miljø uten å miste kontrollen, noe som er essensielt for å bli fullstendig datadrevet. 

Det er mange som tar i bruk Power BI, men det er også flere som opplever at det stopper opp på steget før adopsjon.

Full utnyttelse

Kommer man dit at organisasjonen adopterer løsningen, vil bedriften over tid utnytte Power BI bedre og la det bli et sentralt verktøy. Adopsjonen vil gi større effektivitet, raskere beslutningstaking og kunne vise igjen på lønnsomhet. 

Men ikke bare lønnsomhet; Power BI frigir også tid, da de ansatte kan eliminere tidkrevende, manuell rapportering. Et Power BI-miljø der automatisering og dataflyt er riktig satt opp, er et viktig ledd for å bli datadrevet. Den tiden som er frigjort vil kunne øke kapasiteten på andre arbeidsoppgaver, og kanskje også forbedre tilgjengeligheten for personer i organisasjonen. Kommunikasjon og forståelse kan bli bedre med Power BI som verktøy når det er gjennomført på en velfungerende måte.

Implementering

Det er vanligvis tre metoder for å innføre Power BI. Ofte tar bedrifter i bruk Power BI uten å ha en strategi fra starten, og innfører dette siden når behovet melder seg. Da er vi på metode én, og konsekvensen av dette er en potensielt sett manglende sammenheng mellom datastyrings- og forretningsstrategi. Det oppstår avhengigheter til allerede iverksatt innhold som gjør steg to i prosessen (forvaltnings-planleggingen) mer tidkrevende.

Enkelte legger opp hele strategien først, og da er vi på metode to. Her vil IT/forretning legge opp hele strategien på forhånd, igangsette utvikling og rulle ut et stort sluttprodukt.

Metode tre, den vanligste vi kommer borti og den som er anbefalt av både oss og Microsoft, er å kjøre rullerende implementering der en legger strategi for én og én prosess om gangen, utvikler og ruller det ut til brukerne i iterasjoner. Metode tre sikrer at både smidighet og prosesstyring går hånd i hånd, og at ansatte i bedriften lettere adopterer og forholder seg til BI-verktøyet da de er med på hele prosessen og kan gi viktige tilbakemeldinger underveis.

Vår erfaring er at en hybrid variant der strukturen utvikles av teknisk personell og hvor mandatet ligger på forretningen er en god løsning. Brukerne får rask innsikt og kan bygge rapporter selv, mens IT supporterer på de teknisk utfordrende oppgavene og sikrer:

  • Datakvalitet
  • Kontinuitet
  • Offisielle data
  • GDPR og tilgangskontroll

Færre en 25% har, ifølge Microsoft, tilgang å bruke analytiske verktøy. For å bli datadrevet, må denne prosentandelen opp. Det blir den med tilrettelegging for self-service, og rapporter som gir innsikt som kommer den ansatte til gode og gjør arbeidsdagen mer effektiv.

Det første steget er å få i gang en teknisk løsning som sviver med alt det grunnleggende. Det neste steget er selvbetjent BI der brukerne selv lager rapporter. Det tredje steget, som er det mest krevende å oppnå, er et fullstendig BI-miljø der alle i organisasjonen konsumerer rapporter, og de som har behov for det lager sine egne rapporter. Vårt ønske og mål er at alle kundene våre skal komme dit. Det er først da en får en fullstendig datadrevet bedrift basert på Power BI, som gir nødvendig innsikt og som gir solid valuta for investeringene som er gjort.

Roller

Microsoft har i sin Adoption Framework definert en rekke roller, og i veldig store selskap er rollene også stillingstitler. Det som er viktig er å være bevisst sin rolle, og å vite hvilke roller som skal fylles. I mindre bedrifter kan én person gjerne inneha flere roller. Dersom en mangler deler av kompetansen, kan det være aktuelt å bruke konsulenter til å fylle rollene. Vi har god erfaring med dette, og roller vi ofte fyller er innenfor arkitektur, utvikling, drift og support.

En viktig del av BI-miljøet er Power BI service. Det er her alle rapporter og alt innhold ligger lagret og blir tilgjengeliggjort. Det er dette man betaler for i pro-lisensen, og for å få god valuta på den kosten så er det hensiktsmessig å utnytte Power BI service så godt som mulig.

Struktur

Før man publiserer innhold til Power BI Service er det viktig å tenke på struktur og planlegging av innhold, hvordan og når det skal publiseres, og hvem som skal se rapportene. En kjent problemstilling er at forskjellige brukere ikke skal se same innhold i en rapport. Løsningen er ofte å kopiere opp flere versjoner av samme rapport, men da får man forskjellige versjoner av rapporten, og man kan lett miste oversikten. Ved å iverksette tilgangskontroll kan man filtrere ut hvem som får se hvilke data, og dermed kunne benytte færre rapporter uten kopier til samme formål.

Hva du bør tenke på før du tar i bruk Power BI

  1. Identifiser roller og hvem som skal fylle dem

  2. Definer hvor mandatet ligger

  3. Følg prosessbeskrivelsen for utvikling og publisering og hold jevnlige møter

  4. Sikre datakvalitet

  5. Innfør rutiner og beskrivelse for design og layout

  6. Ha godt fokus på tilgangskontroll

  7. Ivareta struktur og utnytt Power BI Service til det fulle (full valuta)